Întâlnirile de lucru sunt îngrozitoare. Iată cum să le faci mai bine.

Atunci când încercăm să înțelegem de ce întâlnirile atât de greu pot fi folosite, pot ajuta la folosirea analogiei pescuitului nostru care epuizează rapid. Pescarul nu are cu adevărat niciun stimulent să oprească pescuitul, iar țările nu pot fi de acord cu cine să răspundă pentru care pești se află sub jurisdicția lor. Și astfel, nimeni nu face foarte mult pentru a ameliora situația, cu toate probabilitățile jefuind generațiile viitoare de șansa de a mânca pe rulouri de ton subțire și pește-spadă pe care ne-am bucurat într-o mare abundență.

Cultura din jurul întâlnirilor de la locul de muncă suferă de o problemă similară. În timp ce majoritatea întâlnirilor au un lider de facto, cineva care conduce spectacolul, nu este niciodată treaba acelei persoane să "își dau seama cum să organizeze întâlniri bune". Oamenii au acceptat, de asemenea, starea actuală a lucrurilor ca fiind inevitabilă: Știm că întrunirile suge, ai intotdeauna supt, de ce sa pierzi timpul incercand sa le faci mai bine? Drept urmare, ei au continuat să ne umple programele într-un fel de tragedie la locul de muncă a comunelor.

"Este un mediu considerat ca fiind un punct de plecare", spune Joseph Allen, profesor de psihologie industrială și organizațională la Universitatea din Nebraska, la Omaha Invers. "Știm că trebuie să le avem, dar nu punem multă energie în urma lor. Și dacă toată lumea în întâlnire nu face eforturi pentru a face mai bine, atunci nu se va schimba … și este ciudat atunci când cineva încearcă să le facă mai buni ".

Așa cum abilitatea noastră de a comunica unul cu altul sa îmbunătățit de-a lungul anilor, într-o întorsătură ironică, timpul petrecut în timpul întâlnirilor a crescut de fapt. Angajații petrec acum o medie de 23 de ore pe săptămână în cadrul întâlnirilor, de la mai puțin de 10 în anii 1960. Șaptezeci și unu la sută din managerii de vârf chestionați într-un studiu recent citat de recenzie de afaceri Harvard au declarat că întâlnirile sunt ineficiente și neproductive. Aproape ca multe întâlniri menționate i-au împiedicat să-și facă munca. Allen, care împreună cu unii colegi de la Universitatea Clemson a finalizat recent o revizuire cuprinzătoare a aproape 200 de lucrări de cercetare despre întâlniri, spune că sunt prea multe ore. Constatările lor au fost publicate recent în jurnal Direcțiile actuale în științele psihologice.

Faptul că întâlnirile sunt adesea supărătoare sau inutile nu înseamnă că sunt neesențială.

"Trebuie să îi atragem pe oameni cu informații diferite despre această problemă să vină împreună și să găsească o soluție, sperăm, inovatoare și creativă", spune Allen Invers. "Întâlnirile ne permit să colaborăm, să ne ajute să obținem resursele de care avem nevoie pentru un proiect, să luăm decizii. Sunt foarte importanți. Dar trebuie să fim foarte atenți la utilizarea excesivă."

O altă problemă cu întâlnirile este că, în ciuda faptului că sunt frustrante și esențiale, ele nu sunt cu adevărat studiate. Pentru revizuirea sa pe acest subiect, Allen și echipa sa au examinat fiecare pe care le-ar putea găsi că a fost scrisă din 2006, puțin mai puțin de 200. Acest lucru poate părea o mulțime, dar când considerați că au fost publicate mai mult de 1.000 de lucrări pe tema conducerii de la anul trecut singur, și începeți să realizați că, de fapt, nu știm cu adevărat cât de multe despre cum să conducem o întâlnire bună cum ar trebui probabil.

Din fericire, cele 200 de studii pe care Allen și echipa lui le-au examinat făcut oferiți niște îndrumări cu privire la modul în care putem face ședințele puțin mai bune.

Îmbrățișează invitația la curtoazie

Allen spune că studiile sugerează că ar trebui să folosim mai mult o invitație de curtoazie. Una dintre cele mai mari probleme cu întâlnirile este, de fapt, provocată de bunele intenții; avem tendința de a invita prea mulți oameni care nu trebuie să fie acolo. Participanții incomozi, plictisiți se întâlnesc cu otrava, dar, în același timp, nu doriți să excludeți pe cineva care ar putea avea un motiv mai nuanțat sau surprinzător de a dori să fie în cameră. Pentru a rezolva această problemă, Allen sugerează să îți îmbrățișezi invitația la curtoazie: o invitație în care recunoști foarte explicit că îi inviți doar ca pe o curtoazie și că probabil o să o ignore. Oamenilor le place să sări peste întâlniri.

Omoară raportul de stare

Există un întreg gen de întâlniri care este incredibil de obișnuit și nu servește unui scop, Allen spune: "Robinul rotund", "Asta este ceea ce toată lumea are de gând să" se referă la situația în care oamenii se deplasează într-un cerc și explică ce se întâmplă să împărtășească sau să împărtășească progresul unui anumit proiect. Acest tip de informații ar trebui să fie partajate electronic și convocarea fiecăruia pentru a verbaliza este o pierdere de timp. Așa cum a subliniat Allen succint: "Dacă nu este legată de un proiect, nu avem nevoie de această întâlnire".

Renunțați la reclamații, dar nu la glume

Odată ce o întâlnire este în desfășurare, concluziile lui Allen sugerează că este de fapt destul de important să se creeze spațiu pentru umor. Râsul îi ajută pe oameni să intre în conversație, ceea ce promovează participarea (care, la urma urmei, este scopul de a avea o întâlnire în primul rând.) În schimb, Allen spune că există un pericol destul de mare pentru plângere, care poate părea destul de inofensiv ("Ați făcut-o vedea traficul pe 95 de astăzi? "), dar poate promova sentimente de detașare și lipsă de speranță.

Nu fi târziu

În timp ce întâlnirile în care nimeni nu vorbește sau unde o persoană domină conversația sunt în mod evident problematice, Allen spune că cercetarea indică faptul că cea mai insidioasă problemă cu întâlnirile este întârzierea. În timp ce "a fi la timp" pare a fi un protocol destul de evident, măsură la care o persoană cu întârziere de doar șase minute la o întâlnire poate deraia întregul lucru este destul de șocant. Unul dintre studiile pe care Allen și echipa sa au analizat, de exemplu, au încercat să găsească diferențe în atitudinile culturale care au atins întârzierea în China, Chile, Italia, SUA, Germania și Olanda. Acestea sunt toate culturi diferite de la locul de muncă, cu valori diferite în jurul muncii, astfel încât echipa lui Allen se aștepta să găsească diferențe culturale în ceea ce privește gradul de punctualitate important. Nu au făcut-o deloc.

"Există o consistență dramatică în frustrarea de a ieși târziu la întâlniri", spune Allen. "V-ați gândi că cultura țării, viața lor de origine, care sunt ca o persoană ar afecta evaluarea experienței întâlnirii, dar ceea ce am descoperit este că, odată cu globalizarea economiei, a existat o globalizare a acestui tip de spațiu de birou mediu."

În aceste timpuri divizate, polarizate, unul dintre puținele lucruri pe care noi le avem toate au în comun că vrem ca oamenii să respecte timpul nostru. Și când întârziați, oamenii nu stau doar acolo și mănâncă unde ar prefera; ei cultivă și sentimente rele despre nu doar această întâlnire, ci toate întâlnirile care vin în viitor. Cu alte cuvinte, când întârzieți să vă întâlniți, nu distrugeți numai acea întâlnire pentru oamenii de acolo, dar vă ajutați să distrugeți în primul rând concepția lor despre întâlniri. Ceea ce îmi amintește, ar trebui să plec.

Aceasta a fost o versiune adaptată a noastră Strategie buletinul informativ, o analiză săptămânală a celor mai relevante sfaturi financiare, de carieră și stil de viață, care va trebui să trăiți cea mai bună viață. Sunt James Dennin, editor de inovare la Invers. Dacă aveți întrebări despre bani sau carieră pe care ați dori să le răspundeți aici, trimiteți-mi un e-mail la [email protected] - și transmiteți Strategia cu acest link!